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Pour pouvoir effectuer des comptes-rendus suite à des réunions, il y a des techniques et outils qui vous aideront. Actuellement, les logiciels et applications de prises de note et de compte-rendu sont disponibles. Pour bien structurer vos notes, vous devrez respecter une architecture standard. Le but de ces notes est de pouvoir effectuer par la suite des suivis et surtout ne pas perdre de données. Une réunion se catégorise par des thèmes. Les professionnels comme les particuliers seront plus organisés dans leurs tâches en ayant des comptes-rendus bien structurés.
Les méthodes de compte-rendu et leurs objectifs
Les réunions de travail sont des occasions pour une entreprise ou une organisation de faire le point. C’est aussi pendant les réunions de travail que chacun va s’exprimer et donner leurs avis sur des thèmes spécifiques. À la fin de cette réunion, il est nécessaire d’obtenir un rapport détaillé de tout ce qui s’est dit. Voilà pourquoi éditer un compte-rendu est important. Les avantages d’un bon compte-rendu sont nombreux comme :
- d’obtenir des archives pour des suivis ultérieurs
- de pouvoir préparer des actions à mener avec un tableau de bord précis
- améliorer les échanges entre les personnes concernées
La rédaction d’un compte-rendu se doit d’être professionnelle en respectant des structures à la fois simples, mais organisées. Un document compliqué à lire et avec une présentation qui laisse à désirer peut entacher la suite des actions à prendre après la réunion.
Utiliser des logiciels ou applications de prise de note et d’édition de compte-rendu
Il existe actuellement sur le secteur des nouvelles technologies des logiciels pratiques qui vous aideront à effectuer des prises de notes pendant n’importe quelle réunion. Ces logiciels ou applications mettront à votre disposition des champs de saisie de données. Mais cela ne s’arrête pas à cela, car ils vont aussi vous proposer des canevas prédéfinis qui faciliteront vos prises de notes. En plus de tout ceci, certaines applications sont disponibles en version mobile. Si vous avez des difficultés dans la prise en main de ces outils, vous pouvez suivre des formations en ligne avec des professionnels dans ce domaine. Ils vous aideront à maîtriser tous les outils ou logiciels disponibles actuellement. Les logiciels de compte-rendu peuvent s’associer avec d’autres outils qui vous permettront d’effectuer des partages de données instantanées.
Organiser votre document suivant des structures organisationnelles
La structure d’un compte-rendu doit respecter une hiérarchie et organigramme précis afin de permettre aux lecteurs de s’y retrouver. En premier lieu, vous allez définir l’entête de votre fichier. Vous allez y mentionner des informations spécifiques comme le thème et la date de la réunion. Ensuite, vous allez aussi décrire dans cette même partie l’objet de la réunion. Après cela, vous allez décrire le sujet et les points forts soulevés pendant la réunion. Par la suite, vous allez prendre des notes en indiquant les points essentiels et ne surtout pas faire des saisies mot par mot. Dans la partie développement, vous allez décrire chaque action et aussi les mesures à prendre tout en indiquant les responsables. Il est toujours nécessaire d’effectuer des listes et de les ranger selon les activités décrites. Et enfin, vous allez devoir résumer les points soulevés en y ajoutant aussi une annexe bien organisée.
